Tilskudd kan søkes av institusjoner, organisasjoner eller enkeltpersoner som står som arrangør for tiltaket, enten alene, sammen med andre eller, i særlige tilfelle, sammen med ambassaden.
Tildelingskriteriene er fastsatt i ordningens retningslinjer utarbeidet av Utenriksdepartementet.
Tiltakets formål må være i samsvar med målsetningene for ordningen. I vurderingen av tiltaket tas hensyn til årets prioriteringer. Ambassadens prioriteringer for 2012 er:
· kampen mot klimaendringer
· kvinner og litteratur
· moderne kunstformer.
Tiltak der barn og unge er målgruppe vil gis prioritet.
Tilskuddet vil sjelden overstige BGN 1 500 og ambassaden fullfinansierer ikke. Støtten kan brukes til dekning av reise- og oppholdsutgifter for den/de tilreisende fra Norge, utgifter i forbindelse med PR for tiltaket og lignende. Tilskuddet dekker ikke administrasjons- eller lønnsutgifter. Det vil vanligvis ikke bli gitt støtte til tiltak som kommer inn under ordinære støtteordninger (f.eks. NORLAs oversettelsestøtte).
Det skal søkes på eget søknadsskjema som fås ved henvendelse til ambassaden. Tiltakets budsjett skal settes opp slik at det er mulig å vurdere prosjektregnskap og framdrift i forhold til (budsjett) dette, og at midlene er brukt i henhold til bevilgningen/tilsagnet. Tilskuddet gis i BGN og skal benyttes i inneværende budsjettår.
Ubenyttede midler som overstiger BGN 100 (kr 400,-) skal ved tiltakets avslutning innbetales til ambassadens konto. Ambassaden kan kreve hel eller delvis tilbakebetaling av utbetalte midler dersom tilskuddsmottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet eller grunnlaget for søknaden faller bort. Ambassaden har rett til å føre kontroll med at tilskuddet benyttes og forvaltes etter forutsetningene.
Søknadene behandles fortløpende etter hvert som de mottas. Søker skal få melding om antatt saksbehandlingstid.
Mer informasjon vedrørende ordningen, samt søknadskjema og retningslinjer fås ved henvendelse til ambassaden (tlf. 00358/2 981 11 06, emb.sofia@mfa.no).